ADMINISTRATION
SERIEN.BRIEFE
Mit je einer Excel- und einer Word-Datei lassen sich Serienbriefe erstellen
EXCEL-Liste vorbereiten
- Die erste Zeile mit je einem sinnvollen Spaltennamen benennen: Vorname, Name, Firma, Abteilung etc.
- Wenn es unterschiedliche Briefe/Gruppen gibt. Dann mit klar bezeichneten «Blättern» innerhalb einer Datei arbeiten.
Hinweise zur Erfassung im Excel
- Es darf gar keine Textinfos oder Leerzeilen geben
- Beim LAND : KEIN CH hinterlegen
- Nach dem Vornamen NIE ein Leerschlag
- Kunden von LUNAX und den Members auf dem selben BLATT – aber mit Hinweis zur Herkunft
- KEINE ZEILENUMBRÜCHE in den einzelnen Zellen – z.B. bei langen Firmennamen
- Auf dem Adressblatt selber keine Berechnungen platzieren
WORD
- Den Serienbrief inkl. PP, Absender etc. in einer Word-Datei erfassen.
- ev. gibt es mehrere Varianten: DU/SIE oder auch mit individuellen Textbausteinen für unterschiedliche Gruppen.
Serien-BRIEF starten
- Worddatei mit dem Serienbrieftext öffnen
- Auf den Reiter «Sendungen» wechseln
- «Briefe» wählen
- WICHTIG:
Mit dem Befehl «Normales Word-Dokument» wird die Verbindung zur Excel-Adressliste gekappt. Gut für einen «Neustart».
Empfänger auswählen
- Vorhandene Liste auswählen, wir haben ja ein Excel vorbereitet
- Auf dem Desktop die entsprechende Excel-Liste suchen und anwählen
- VORSICHT
Wenn Speicherort und Dateiname verändert werden, dann muss später der Pfad wieder hergestellt werden.
- Diesen PASS-AUF-Dialog mit JA beantworten.
- Wenn mehrere «Blätter» zur Auswahl stehen das gewünschte anklicken.
- Hier sieht man, das selbsterklärende Bezeichnungen helfen.
Seriendruckfeld einfügen
- Hier in logischer Reihenfolge die einzelnen Zellen aus dem Excel anklicken.
- Hintereinander – bzw. Zeile für Zeile platzieren.
- Zwischen Vorname & Nachname bzw. PLZ & Ort anschliessend je eine Leerschlag einfügen.
- Das Feld LAND hat nicht immer ein Wert.
- Deshalb wollen wir vermeiden, dass hier ein automatischer Leerschlag platziert wird.
- Dazu hinterlegen wir eine Regel.
- Den Cursor platzieren wir hinter dem Anführungszeichen von «Land»
- Die «Wenn… Dann… Sonst…» Regelauswählen
- Jetzt wollen wir für das Feld Land eine Regel hinterlegen.
- Wenn das Feld LAND «ist nicht leer» – hat also einen Inhalt – dann schreiben wir ist als Text nur «Einen Leerschlag».
- Neben dem Adressblock muss auch die individuelle Anredezeile am richtigen Ort platziert werden.
- Mit einem Klick auf «Ergebnissvorschau» werden die Inhalte aus dem Excel dargestellt.
- Der hoffentlich perfekte Adressblock und auch die Anredezeile.
- Neben dem Symbol lässt sich nach «vorne» und «hintern» durch die div. Briefe blättern :=)
- Abgeschlossen wird die Arbeit via dem Befehl «Fertig stellen und zusammenführen».
- Hier den Befehl «Dokument drucken» wählen.
- Sinnvollerweise – auf für Archivzwecke – wird jeder Serienbrief zuerst als mehrseitiges PDF-File abgespeichert.
- Gedruckt wird dann aus dem PDF und nicht aus dem WORD.
Vermassung Briefpapier LUNAX
